Vénétis : organisme de formation.
L'application de gestion du centre de formation Vénétis appartient à une association qui favorise le travail à temps partagé et soutient plus de 160 employés au sein d'un réseau d'entreprises membres. Il y a deux ans, l'association a créé son propre organisme de formation pour répondre aux besoins en compétences dans les départements du Morbihan et de la Loire-Atlantique. Rapidement, les équipes ont exprimé le désir d'améliorer leur efficacité dans la gestion administrative, notamment en ce qui concerne la génération de contrats, les convocations, les feuilles de présence, les tests d'évaluation, l'envoi d'e-mails récurrents et le suivi des sessions. L'objectif était de réduire les erreurs, prévenir les oublis et dégager du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Les défis comprenaient une multitude de documents et d'échanges par e-mail, rendant le suivi difficile. Le risque de doublons ou d'erreurs était élevé, et l'archivage au sein de l'environnement Microsoft manquait de structure. Cette lourdeur administrative freinait le développement du centre.
Kapli a donc développé une application sur mesure intégrée à Microsoft 365, avec les objectifs suivants : automatiser la gestion administrative des sessions, garantir la conformité et l'archivage systématique des documents, s'intégrer parfaitement à SharePoint et Outlook, et proposer une interface simple et évolutive.
Parmi les fonctionnalités, on trouve la création rapide de sessions (pour clients, stagiaires, formateurs), la génération automatique des documents administratifs, un classement intelligent dans SharePoint (par client, formation, session), l'envoi d'e-mails personnalisés avec des variables dynamiques, et une interface centralisée pour suivre les sessions, les participants et les documents. Développée avec Glide et Make, et connectée à Microsoft 365, cette solution sans code permet à Vénétis de sécuriser ses processus, de gagner du temps, et de gérer son organisme de formation avec plus de sérénité.